CELEX:32022D2452: Decizia de punere în aplicare (UE) 2022/2452 a Comisiei din 8 decembrie 2022 de stabilire a unor specificații tehnice suplimentare pentru documentul de călătorie provizoriu al UE instituit prin Directiva (UE) 2019/997 a Consiliului (SECRET UE/EU SECRET non classifiée en l’absence de la partie II de l’annexe/when detached from Part II of the Annex – non-classified.) [notificată cu numărul C(2022) 8938]

Articolul 1

Specificațiile tehnice suplimentare privind cerințele prealabile, instrucțiunile și standardele de producție aplicabile documentelor de călătorie provizorii ale UE („DCP UE”) sunt cele prevăzute în partea I a anexei.

Specificațiile tehnice suplimentare cu privire la designul, formatul și culorile formularului-tip DCP UE și ale autocolantului-tip DCP UE, cerințele privind materialele și tehnicile de imprimare ale formularului-tip DCP UE, precum și caracteristicile și cerințele de securitate, inclusiv standarde mai stricte care să asigure protecția împotriva falsificării și a contrafacerii, sunt prezentate în partea II a anexei. Partea II a anexei este clasificată SECRET UE/EU SECRET.

Articolul 2

Fiecare stat membru transmite Comisiei și celorlalte state membre un specimen de referință al DCP UE pe care l-a produs. Fiecare stat membru păstrează, de asemenea, specimene ale tirajelor ulterioare și le ține la dispoziția Comisiei și a celorlalte state membre.

Articolul 3

Prezenta decizie se adresează statelor membre.

ANEXĂ

Specificații tehnice suplimentare pentru documentul de călătorie provizoriu al UE

Partea I

Cerințe prealabile, instrucțiuni și standarde de producție (1)

1.   CUPRINS

Această parte a anexei stabilește normele pentru producerea documentelor de călătorie provizorii ale UE (DCP UE).

Această parte a anexei poate fi pusă la dispoziția întreprinderilor potențiale care vor efectua imprimarea de securitate, de exemplu în cadrul unei proceduri de achiziții.

2.   INSTRUCȚIUNI REFERITOARE LA PRODUCĂTORI

Producția DCP UE se realizează numai de către imprimerii sau instituții publice sau private cărora statele membre le-au încredințat sarcina efectuării imprimării de securitate și care sunt capabile să producă documente de înaltă securitate.

Aceste întreprinderi sau instituții trebuie să poată să își demonstreze competența de a produce astfel de documente. Producătorii trebuie să își aibă sediul în Uniune, iar producerea DCP UE trebuie, de asemenea, să se realizeze pe teritoriul Uniunii.

Producția DCP UE nu trebuie să fie externalizată către terți (acest lucru nu se aplică materiilor prime și componentelor, cum ar fi fibrele și hârtia de securitate), cu excepția cazului în care acest lucru este autorizat de statul membru care emite contractul pentru producția DCP UE și a fost notificat Comisiei. Întreprinderile terțe cărora le-a fost încredințată o parte a procesului de producere a DCP UE trebuie să respecte, la rândul lor, standardele și practicile de securitate enumerate în prezentul document.

Producătorii trebuie să fie certificați în conformitate cu standardul ISO 9001 „Sistem de management al calității” și cu standardul ISO/IEC 27001 „Sisteme de management al securității informațiilor”.

În plus, producătorii trebuie să dețină un certificat care să corespundă cel puțin nivelului „guvernamental”, eliberat în conformitate cu standardul ISO 14298 „Sistem de management al imprimării de securitate” (fostul standard CWA 14641) sau în conformitate cu reglementările naționale echivalente.

La cererea statului membru, producătorii trebuie să furnizeze informații detaliate cu privire la certificatele de audit de securitate.

Statele membre au obligația să se asigure că producătorii respectă aceste reguli și să informeze Comisia cu privire la întreprinderea care a fost selectată pentru producerea documentului.

Producătorii trebuie să raporteze statului membru în cauză orice încălcare a securității legată de DCP UE, de materialele de bază sau de securitatea fizică a instalațiilor survenită în etapa de producție, iar statul membru care trebuie să informeze Comisia cu privire la acest lucru fără întârzieri nejustificate.

3.   SECURITATEA FIZICĂ

Cerințele stabilite în prezenta secțiune sunt suplimentare celor prevăzute de standardul ISO 14298 și au caracter obligatoriu în ceea ce privește producția DCP UE. Ele trebuie aplicate, de asemenea, în ceea ce privește materialele, produsele semifinite și depozitarea DCP UE.

Securitatea fizică a incintelor și a clădirilor în care se desfășoară procesul de producție trebuie asigurată în conformitate cu standardul ISO 14298 și cu Cerințele Intergraf privind certificarea (mai ales cu categoria de risc E „Riscul de intruziune fizică și riscul legat de acces”) sau cu reglementările naționale echivalente.

Toate persoanele (angajați, personal de securitate, vizitatori, terți etc.) care sunt prezente în incintele destinate producției sau în clădirile producătorului trebuie să fie controlate în conformitate cu standardul ISO 14298 și cu Cerințele Intergraf privind certificarea ori în conformitate cu reglementările naționale echivalente.

3.1.   CLĂDIRILE ÎN CARE ARE LOC PRODUCȚIA

Toate clădirile în care sunt depozitate și prelucrate materiile prime, produsele semifinite și produsele finite trebuie să fie certificate cel puțin la nivel „guvernamental”, în conformitate cu standardul ISO 14298 sau cu reglementările naționale echivalente.

3.2.   PERSONALUL DE SECURITATE

Producătorul trebuie să apeleze la un departament special separat sau la o societate de securitate certificată, cu o reputație bună și cu personal de securitate bine instruit, pentru a asigura securitatea incintelor și a spațiilor de producție. Se recomandă ca societatea de securitate externă să fie certificată în domeniul calității (de exemplu, în conformitate cu ISO 9001, DIN 77200).

3.3.   SALA DE CONTROL DE SECURITATE

Producătorul trebuie să dispună în incintele sale de producție de o sală de control de securitate. Măsurile de securitate fizică trebuie să îndeplinească cerințele prevăzute de standardul EN 50518 (certificarea nu este necesară) sau în reglementările/standardele naționale. Prin derogare de la teza anterioară, sunt posibile abateri de la standardul EN 50518, cu condiția ca acestea să se bazeze pe o evaluare a riscurilor. Ușa de acces la sala de control de securitate trebuie să fie echipată la intrare și la ieșire cu un cititor de card sau cu un sistem biometric de control al accesului care să înregistreze toate intrările și ieșirile și să fie dotată cu o funcție de prevenire a utilizării legitimației de acces de către altă persoană decât titularul acesteia (anti-passback).

Se recomandă să fie prezenți în permanență la ușa de acces cel puțin doi operatori (gardieni) și se recomandă ca aceștia să fie angajați ai producătorului.

3.4.   ACCESUL VIZITATORILOR SAU AL TERȚILOR

Accesul oricărui terț sau vizitator în spațiile de producție trebuie să fie strict controlat, în conformitate cu prevederile standardului ISO 14298. Persoanele respective trebuie să fie însoțite în permanență și trebuie să poarte întotdeauna, într-o manieră vizibilă, legitimația de acces.

3.5.   ACCESUL PERSONALULUI

Accesul în spațiile de producție trebuie să fie permis doar angajaților autorizați în acest sens printr-un sistem strict de control al accesului, care asigură faptul că nu se dă acces decât câte unei persoane o dată. Trebuie să existe o procedură de control al accesului. Se recomandă ca accesul să fie acordat numai pe baza principiului necesității de a cunoaște.

3.6.   CONTROLUL SPAȚIILOR DE PRODUCȚIE

Spațiile de producție trebuie controlate în permanență. Atunci când spațiile de producție nu sunt utilizate, acestea trebuie încuiate fizic și monitorizate.

În eventualitatea în care spațiile de producție trebuie accesate în afara perioadelor de producție, departamentul de securitate trebuie să fie informat cu privire la acest lucru și să fie prezent cu ocazia unui astfel de acces. În astfel de cazuri, în spațiile de producție trebuie să nu se poată intra fără ca departamentul de securitate să fie prezent fizic cu ocazia acestui acces (pentru deschiderea ușii trebuie să se utilizeze mai multe chei, care să fie diferite și să fie deținute de persoane diferite).

3.7.   MANIPULAREA MATERIALELOR CARE INTRĂ ȘI IES

Producătorul trebuie să dispună de spații care să fie dedicate special expedierii și primirii de materiale, unde să se poată derula operațiunile de intrare și ieșire a materialelor și a produselor. Toate ușile prin care are loc expedierea și primirea materialelor, inclusiv gardul care înconjoară perimetrul, ușa intermediară și ușa internă către zona de expediere și primire, trebuie să fie acționate electronic, pe baza unui mecanism de interblocare, ceea ce înseamnă că, atunci când se deschide una dintre porți, cealaltă (celelalte) este (sunt) încuiată (încuiate) prin activarea unui mecanism electronic.

Trebuie să existe proceduri pentru verificarea vizitatorilor și a șoferilor vehiculelor de transport utilizate pentru intrările și ieșirile materialelor și produselor. Trebuie ținută evidența fiecărei livrări de materiale.

3.8.   ASPECTE LEGATE DE LIVRARE

Livrarea DCP UE trebuie să fie reglementată de către statul membru care emite contractul, împreună cu producătorul. Întrucât se consideră că DCP UE finalizate, dar care nu au fost încă personalizate comportă un grad ridicat de risc de securitate, transportul lor trebuie să se desfășoare în condiții de maximă securitate.

Trebuie să se efectueze și să se documenteze, pentru fiecare tip de transport, o evaluare generică a riscului și trebuie să se ia orice măsură suplimentară de securitate care este considerată necesară (de exemplu, vehicule blindate, vehicule însoțitoare). Aceste evaluări trebuie să fie revizuite ori de câte ori intervine o schimbare a circumstanțelor relevante.

Toate activitățile de încărcare și descărcare – inclusiv livrarea către partea destinatară – trebuie monitorizate în baza unui sistem de dublu control, și anume un sistem care implică două sau mai multe persoane.

Numerele de serie ale DCP UE care fac obiectul transportului trebuie să fie înscrise în documentele de transport.

Se recomandă ca starea și poziția vehiculelor care transportă produse de imprimare de securitate să fie verificate la intervale regulate în timpul transportului. Trebuie să existe cel puțin două sisteme independente care să asigure o comunicare eficientă cu partenerii externi în eventualitatea oricărei probleme survenite în cursul transportului.

Orice neregulă (de exemplu, neîndeplinirea, de către oricare dintre părți, a acestor cerințe minime referitoare la transport, un atac asupra transportului sau pierderi survenite în timpul transportului, indiferent de cauza acestora) trebuie raportată imediat întreprinderii producătoare.

Nu trebuie să fie posibil ca produsele securizate să fie accesate din interiorul cabinei șoferului, iar compartimentul în care sunt transportate produsele trebuie să fie din metal și complet închis (excluzându-se astfel vehiculele cu prelată în lateral), accesul în vederea derulării operațiunilor de încărcare și descărcare făcându-se printr-o ușă încuiată cu cheie. Cheile de la încuietoare nu trebuie să fie ținute în vehiculul cu care se realizează transportul.

4.   SECURITATEA METODELOR DE PRODUCȚIE ȘI A MATERIALELOR UTILIZATE

Prezenta secțiune stabilește informațiile de securitate necesare referitoare la articolele utilizate pentru producerea DCP UE. Producătorul trebuie să asigure o pistă de audit completă, care să vizeze întregul proces, de la sosirea materialelor de securitate la livrarea DCP UE către destinatar, inclusiv distrugerea materialelor nedorite, deteriorate sau semifinite.

În plus, alegerea furnizorilor de materii prime și asumarea responsabilității cu privire la aceștia îi revine producătorului și, dacă este necesar, aceasta trebuie să fie aprobată și de către statul membru relevant. Se recomandă ca furnizorii de materii prime de securitate să fie certificați la același nivel ca și producătorii, în special în ceea ce privește respectarea prevederilor standardului ISO 14298. Dacă un furnizor este considerat de către producător ca având o bună reputație și ca fiind demn de încredere (și dacă a fost verificat în mod corespunzător de către producător), dar nu este certificat, atunci trebuie obținută aprobarea statului membru relevant care emite contractul, iar Comisia trebuie informată în consecință de statul membru respectiv.

4.1.   PLĂCILE

Se recomandă ca toate plăcile de imprimare utilizate pentru DCP UE să fie produse în incintele producătorului autorizat în care are loc producția DCP UE. Dacă plăcile de imprimare nu mai sunt necesare (de exemplu, din cauza uzurii, a unor defecte etc.), atunci trebuie procedat de așa manieră încât acestea să devină inutilizabile și să fie distruse în condiții de securitate adecvate.

Plăcile care pot fi necesare pentru producerea tirajelor ulterioare ale DCP UE trebuie să fie depozitate într-o zonă sigură din incinta întreprinderii în cauză.

În cazul în care producătorul nu este în măsură să producă plăcile în propriile unități de producție, plăcile de imprimare necesare pot fi comandate numai de la un producător de plăci cu o reputație bună, care, de exemplu, a mai produs în trecut plăci care au fost utilizate pentru imprimarea autocolantului de viză a UE. Respectivul producător de plăci trebuie să fie însă certificat conform standardului ISO 14298. Plăcile de imprimare în cauză nu pot fi furnizate altor producători autorizați decât după primirea autorizării necesare din partea statului membru. O notificare în acest sens trebuie, de asemenea, trimisă Comisiei Europene.

4.2.   HÂRTIA

Hârtia produsă pentru DCP UE trebuie să fie strict controlată. Această obligație este valabilă atât pentru fabricarea hârtiei, cât și pentru etapele ulterioare necesare (adăugarea suportului adeziv). Toate rulourile și foile trebuie să fie supuse unui audit de securitate pentru a se asigura trasabilitatea acestora la nivelul lanțului de aprovizionare.

Toată hârtia care urmează să fie livrată producătorului DCP UE trebuie să fie numărată înainte de livrare. Foile furnizate producătorului și utilizate în etapa de producție trebuie să fie verificate și să facă obiectul unei evidențe stricte.

Trebuie să se recurgă la un transport securizat pentru livrarea hârtiei către producători. Trebuie să se efectueze și să se documenteze, pentru transport, o evaluare generică a riscului și trebuie să se ia orice măsură suplimentară de securitate care este considerată necesară (de exemplu, vehicule blindate, vehicule însoțitoare). Aceste evaluări trebuie să fie revizuite ori de câte ori intervine o schimbare a circumstanțelor relevante.

4.3.   ELEMENTUL DE DIFRACȚIE CU IMAGINE OPTIC VARIABILĂ

Producerea și utilizarea elementului de difracție cu imagine optic variabilă (DOVID) pentru DCP UE trebuie să fie supuse unui proces de control și să facă obiectul unei evidențe stricte. Acest lucru este valabil nu numai pentru întregul element DOVID, ci și pentru produsele semifinite și pentru cele deteriorate sau pentru deșeurile rezultate.

Livrarea elementelor DOVID către producătorii autorizați trebuie să se facă cu un transport securizat. Numărul de elemente DOVID livrate trebuie să fie înscris într-un registru.

Elementele DOVID care urmează să fie folosite în incintele producătorilor trebuie, de asemenea, să fie controlate și să facă obiectul unei evidențe stricte. Orice deșeuri rezultate trebuie depozitate în condiții sigure și pot fi distruse în mod securizat la o dată ulterioară, în funcție de situație. Trebuie să se țină evidența elementelor DOVID, astfel încât să se poată produce o pistă de audit completă, dacă este necesar.

Comisia sau un stat membru poate comanda elementul DOVID anual printr-o comandă grupată, astfel încât prețul care trebuie plătit de fiecare stat membru în parte să fie mai mic. Statele membre au responsabilitatea de a pune în aplicare dispozițiile contractuale și financiare prevăzute în comanda grupată. Numai producătorii notificați pot participa la comenzi grupate de elemente DOVID.

4.4.   CERNELURILE DE SECURITATE

Producerea DCP UE presupune folosirea de cerneluri de securitate, a căror utilizare este supusă unor restricții. Cernelurile respective pot fi comandate de la furnizori cu o bună reputație, pot fi comandate de la alți producători de DCP UE sau pot fi produse în incintele producătorilor. Un producător poate livra astfel de cerneluri unui alt producător autorizat numai după ce a primit dovada autorizării acestuia din urmă de a produce DCP UE.

Cernelurile de securitate trebuie depozitate într-o zonă securizată. Este necesar să se efectueze un audit pentru a ține evidența cernelurilor de securitate utilizate în procesul de producție.

4.5.   DEPOZITAREA

Materialele utilizate pentru producerea autocolantelor de viză a UE pot fi clasificate după cum urmează:

Pentru depozitarea și manipularea produsului, trebuie aplicate în fiecare etapă măsuri adecvate de securitate, răspundere și control. Se recomandă ca zonele de depozitare să îndeplinească cerințele privind camerele tezaur (a se vedea ISO 14298).

5.   CONTROLUL CALITĂȚII

Fiecare producător de DCP UE poate specifica, în consultare cu statul membru care autorizează procesul de producție, ce controale de calitate trebuie să aibă loc în fiecare etapă a procesului de producție. Aceste controale de calitate trebuie să asigure faptul că DCP UE produse sunt conforme cu specificațiile tehnice stabilite prin Directiva (UE) 2019/997 a Consiliului și cu actele de punere în aplicare adoptate pe baza acesteia – astfel încât calitatea DCP UE să varieze cât mai puțin posibil de la un lot de producție la altul.

În cazul în care au fost produse și puse în circulație DCP UE care nu respectă specificațiile tehnice, statul membru în cauză trebuie să informeze imediat celelalte state membre, precum și Comisia.

6.   REFERINȚE

(1)  SECRET UE/EU SECRET non classifiée en l’absence de la partie II de l’annexe/when detached from Part II of the Annex – non-classified.