CELEX:22023D0928: Decizia nr. 1/2023 a comitetului mixt constituit prin Acordul dintre Uniunea Europeană și Ucraina privind transportul rutier de mărfuri din 16 martie 2023 privind adoptarea regulamentului său de procedură [2023/928]

(1) Comitetul mixt este compus din reprezentanți ai părților. Fiecare parte numește șeful și, acolo unde acest lucru este necesar, șeful adjunct al delegației sale. Șeful de delegație poate fi înlocuit de șeful adjunct sau de o persoană desemnată pentru o anumită reuniune.

(2) Comitetul mixt este prezidat în mod alternativ de un reprezentant al Uniunii Europene și de un reprezentant al Ucrainei. Șeful delegației relevante sau, în absența respectivei persoane, șeful adjunct sau persoana desemnată să îi înlocuiască exercită funcția de președinte.

(1) Comitetul mixt se reunește ori de câte ori este necesar. Oricare dintre părți poate solicita convocarea unei reuniuni. Comitetul mixt este, de asemenea, convocat cu cel puțin trei luni înainte de expirarea acordului, pentru a evalua și a decide necesitatea continuării acordului în conformitate cu articolul 6 alineatul (2) din acord.

(2) Comitetul mixt organizează reuniuni cu prezență fizică sau prin alte mijloace (de exemplu, teleconferințe sau videoconferințe).

(3) Reuniunile au loc, pe cât posibil, în mod alternativ într-un stat membru al Uniunii Europene și în Ucraina, cu excepția cazului în care părțile convin altfel.

(4) Limba de lucru este limba engleză.

(5) În momentul în care data și locul reuniunilor au fost convenite de părți, reuniunile sunt convocate de Comisia Europeană pentru Uniunea Europeană și de ministerul responsabil cu transportul rutier pentru Ucraina.

(6) Reuniunile comitetului mixt nu sunt publice, cu excepția cazului în care părțile convin altfel. Dacă este necesar, la sfârșitul reuniunii poate fi redactat, de comun acord, un comunicat de presă.

(1) Înaintea fiecărei reuniuni, șefii delegațiilor trebuie să se informeze reciproc cu privire la componența prevăzută a delegațiilor lor pentru reuniunea respectivă.

(2) Pot fi invitați să participe la reuniuni sau la părți ale reuniunilor, în calitate de observatori, reprezentanți ai părților interesate din domeniul transportului rutier, în cazul în care comitetul mixt convine astfel prin consens.

(3) Dacă se convine astfel prin consens, comitetul mixt poate invita și alte părți interesate sau experți să participe la reuniunile sale sau la părți ale acestora pentru a furniza informații legate de subiecte specifice.

(4) Observatorii nu participă la procesul decizional al comitetului mixt.

(1) Șefii delegațiilor stabilesc de comun acord ordinea de zi provizorie a fiecărei reuniuni. Ordinea de zi provizorie este transmisă de secretari membrilor delegațiilor cu cel puțin cincisprezece zile înainte de data reuniunii.

(2) Comitetul mixt adoptă ordinea de zi la începutul fiecărei reuniuni. Pe ordinea de zi se pot include și alte puncte decât cele de pe ordinea de zi provizorie, dacă comitetul mixt convine astfel.

(3) Șefii delegațiilor pot scurta termenul indicat la alineatul (1) pentru a ține cont de necesitățile sau de urgența unui caz particular.

(1) După fiecare reuniune se întocmește un proiect de proces-verbal al reuniunii comitetului mixt. În acesta se indică punctele discutate și deciziile adoptate.

(2) În termen de o lună de la reuniune, proiectul de proces-verbal este înaintat spre aprobare prin procedură scrisă de către șeful delegației gazdă celuilalt șef de delegație prin intermediul secretarilor comitetului mixt.

(3) Odată aprobat, procesul-verbal al reuniunii este semnat în dublu exemplar de șefii delegațiilor și fiecare parte păstrează câte un exemplar original. Șefii delegațiilor pot stabili că această cerință este îndeplinită prin semnarea și schimbul de exemplare electronice.

(4) Procesele-verbale ale reuniunilor comitetului mixt sunt publice, cu excepția cazului în care una dintre părți solicită contrariul.

(5) Șefii delegațiilor pot scurta termenul indicat la alineatul (2) și pot conveni asupra unei date în ceea ce privește aprobarea menționată la alineatul (3) pentru a ține seama de necesitățile sau de urgența unui caz particular.

(1) Comitetul mixt ia decizii pe baza consensului părților.

(2) Deciziile comitetului mixt se intitulează „Decizia”, urmată de un număr de ordine, de data adoptării și de o descriere a obiectului lor.

(3) Deciziile comitetului mixt sunt semnate de șefii delegațiilor și atașate la procesul-verbal.

(4) Deciziile adoptate de comitetul mixt sunt puse în aplicare de părți în conformitate cu propriile proceduri interne.

(5) Deciziile adoptate de comitetul mixt pot fi publicate de părți în publicațiile oficiale ale fiecăreia dintre ele. Fiecare dintre părți trebuie să păstreze un original al deciziilor.

(1) Comitetul mixt poate înființa grupuri de lucru care să îl asiste în îndeplinirea sarcinilor sale. Mandatul unui grup de lucru trebuie să fie aprobat de comitetul mixt în conformitate cu articolul 7 alineatul (5) din acord și trebuie inclus într-o anexă la decizia de înființare a respectivului grup de lucru.

(2) Grupurile de lucru sunt alcătuite din reprezentanți ai părților.

(3) Grupurile de lucru își desfășoară activitatea sub autoritatea comitetului mixt, căruia îi prezintă un raport după fiecare reuniune. Ele nu pot lua decizii, dar pot transmite recomandări comitetului mixt.

(4) Comitetul mixt poate decide în orice moment să dizolve orice grupuri de lucru existente, să le modifice mandatele sau să înființeze noi grupuri de lucru care să îl asiste în îndeplinirea sarcinilor sale.

(1) Fiecare dintre părți suportă cheltuielile aferente participării sale la reuniunile comitetului mixt și ale grupurilor de lucru, atât cheltuielile cu personalul, cheltuielile de deplasare și diurnele, cât și cheltuielile poștale și de telecomunicații.

(2) Orice alte cheltuieli aferente organizării efective a reuniunilor sunt suportate de partea care găzduiește reuniunea.